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Tagesplan erstellen + Großer Ratgeber 2021 

Die besten Ratschläge, Tipps & Tricks zum Thema wie du ein Tagesplan erstellen kannst

Tagesplan erstellen oder nicht? Das sollte keine Frage sein. 

Denn viel zu häufig ist am Ende des Tages mehr Arbeit als Zeit übrig. Pausen und Freizeit werden aus diesem Grund vergeblich gesucht. Besser ist es daher, Aufgaben und Arbeit einzutakten und zudem Puffer einzuplanen. Dafür müssen Prioritäten gesetzt werden. 

Es stehen zudem Hilfen bereit, die die Organisation erleichtern können. Darunter beispielsweise die Möglichkeit, einen Tagesplan online zu erstellen. Ob das Tagesplan-Erstellen mit App geschieht oder das Tagesplan-Erstellen auf PDF-Format beruht: In jedem Fall können diese Hilfsmittel praktische Utensilien sein, die eine erhebliche Erleichterung darstellen. 

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Tagesplan anfertigen+ So bekommst du dieses Thema in den Griff

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Den Tagesplan erstellen mit einer App? Das klingt nach noch mehr Arbeit. Herunter laden, alles eintragen und dann auch noch ständig erinnert werden. Das klingt nicht nur anstrengend, sondern auch so, als würde nur noch mehr zeitraubende Arbeit auf den Plan gesetzt werden. Tatsächlich dauert es auch ein paar Tage, bis eine Gewöhnung an App oder den Plan oder die PDF-Liste erfolgt.

Nach dieser Gewöhnung wird es jedoch einfacher. Aufgaben können nicht nur besser zugeteilt werden, sondern es lassen sich auch sinnvolle Puffer einplanen. Zudem kann ganz bewusst Freizeit eingehalten werden. Endlich mal Zeit ein Buch zu lesen oder sich weiterzubilden? Telefonieren mit Freunden oder ein Gesellschaftsspiel mit der Familie? Ja, ab und an muss auch das auf dem Kalender eingetragen sein..

Da es besonders einfach ist einen Tagesplan zu erstellen und online ebenfalls Möglichkeiten vorhanden sind, kann aber auch ein Übernehmen stattfinden. Anstelle von neu gewonnener Freizeit steht dann weitere Überforderung auf dem Plan. Es muss daher eine realistische Einschätzung davon erfolgen, wie viel Zeit für jeden Punkt benötigt wird. Anderenfalls wird der Plan zum Sklaventreiber. 

Wie bekommst du das Thema mit dem Tagesplan aber nun wirklich in den Griff?

Ganz einfach: Übernimm dich nicht und gib dir selbst Zeit, dich an die Änderungen und Neuerungen zu gewöhnen. Du wirst weder mit App, PDF noch anderen Formen eines Tagesplans von heute auf morgen glücklich und zufrieden sein. Es wird notwendig sein, einige Aktivitäten umzulagern oder sie sogar komplett zu streichen. Ebenso kann es erforderlich werden, im Laufe der Zeit immer wieder Änderungen vorzunehmen.

Hab keine Angst davor und lass dich darauf ein, denn bereits zehn Minuten für die Tagesplanung aufzuwenden kann mehrere Stunden Arbeit und viel Ärger ersparen. 

Ist es beispielsweise wirklich notwendig, zwischendurch immer wieder E-Mails zu kontrollieren? Oder reichen dafür bestimmte Zeitfenster aus? Müssen wirklich alle Termine an einem Tag abgearbeitet werden oder lassen sie sich über die Woche verteilen? 

Am günstigsten ist es, zunächst mit wenigen eingetragenen Terminen zu beginnen. Diese dienen gewissermaßen als Eckpfeiler und Orientierungspunkte. Der Tag wird strukturierter aber zugleich wirst du nicht direkt überfordert. Es ist, als dürftest du Stück für Stück deinen eigenen Stundenplan aufbauen. 

Sofern du die Möglichkeit hast, deinen Tagesplan frei zu gestalten, nutze sie. Oftmals gehen wir davon aus, dass sich beispielsweise 45 Minuten Arbeit nicht lohnen. Nein, wir müssen gleich mehrere Stunden dafür frei halten. Aber das stimmt nicht. Bereits innerhalb dieser Zeit ist es problemlos möglich, ein großes Pensum zu schaffen. Denn die Konzentration ist noch vorhanden. 

Wichtig ist vor allem eins: Du schaffst mehr, wenn du den passenden Ausgleich hast. Nicht, weil du dich überarbeitest. 

Tagesplan erstellen pdf + Do´s and Dont´s

Einen Tagesplan zu erstellen mit PDF ist spielend einfach. Der Plan kann in Word oder Excel angefertigt werden und es finden sich sogar Vorlagen, um den Tagesplan als PDF zu erstellen. 

Wichtig zu wissen ist dabei, dass du am besten klein anfängst und den Plan als Orientierung verwendest. Schätze realistisch ein, wie viel Zeit du wofür benötigst. Ein 15 Minuten Fahrtweg wird beispielsweise nie nur 15 Minuten dauern. 

Du kannst in einen Stau geraten, auf der Strecke vor dir kann es zu einem Unfall kommen, eventuell ist die Straße vereist oder du musst mit Aquaplaning kämpfen. Ganz zu schweigen davon, dass einen Parkplatz zu finden teilweise ein Kunststück sein kann.

Plane also in jedem Fall etwas mehr Zeit ein. Das verschafft dir einen Puffer und die Gelegenheit, gegebenenfalls andere Aufgaben zu erfüllen oder einfach einmal durchzuatmen und alles etwas ruhiger anzugehen. 

Puffer einzubauen entstresst und gibt mehr Flexibilität. Vielleicht bist du dadurch demnächst bereits lange vor dem Feierabend fertig und kannst sogar Aufgaben des nächsten Tages abarbeiten oder zumindest vorbereiten.  

Vielleicht kannst du aber auch länger Pause machen oder Überstunden abbauen. Auf jeden Fall wirst du effizienter und vermeidest, dass du länger im Büro bleiben musst.

Kriterium:

Erklärung

Markierungen

ERKLÄRUNG

Noch zu erledigen, bereits verschoben oder morgen nochmal - für die Übersichtlichkeit empfehlen sich Markierungen. Die einfache Durchführung des Abhakens kann bereits für Motivation sorgen. Zudem bleibt die Übersichtlichkeit gewahrt. Achte hierbei darauf, dass die Variante zu dir passt. 

Helfen dir beispielsweise Farben, verschiedene Aktivitäten voneinander zu unterscheiden oder reicht eine einfache nach Zeit aufgeführte Liste aus? Bereits diese optischen Faktoren können einen erheblichen Unterschied dabei bedeuten, wie du mit deinem Tagesplan umgehst.

Kriterium:  

Nutzen

Übersichtlichkeit

ERKLÄRUNG  

Bei der Erstellung sollte es schnell und einfach gehen. Übersichtlichkeit spielt daher eine entscheidende Rolle. Wichtig ist es, auf den ersten Blick alles ergreifen zu können. Experimentiere dabei ruhig ein wenig herum. Vielleicht ist eine farbliche Einteilung für dich sinnvoll. Vielleicht reicht eine Liste aus. Vielleicht hilft es dir hingegen ganz besonders, wenn du einzelne Punkte nach dem Erledigen durchstreichen kannst.

 Versuche, das für dich passende Modell zu finden. Bewährt sich etwas auch nach einer Woche im Testlauf nicht, probiere das nächste aus. Schließlich gibt es eine große Auswahl. Alles, was du für eine langfristige Verbesserung und Erleichterung brauchst, ist anfänglich eine große Portion Geduld.

Kriterium:  

Nutzen

Einfache Handhabung 

ERKLÄRUNG  

Erst ewig lange Briefings lesen und Handbücher studieren? 

Das ist vollkommen konträr zum Einsparen von Zeit und effizienteren Arbeiten. Achte also darauf, dass der Plan einfach zu nutzen ist und du ihn sofort verstehst. Gib der Sache dennoch Zeit, zumindest am Anfang und widme ihr deine volle Aufmerksamkeit. Du kannst nicht erwarten, dass du einen Tagesplan online erstellen kannst, während du nebenbei noch drei andere Aufgaben erledigst.

Kriterium:  

Nutzen

Variationen

ERKLÄRUNG  

Nicht jeder braucht alle Funktionen. Ob die einzelnen Einträge nun mit einem Haken, einem Kreuz oder einem Pfeil versehen werden - in unterschiedlichen Farben auftauchen oder ein Alarm vorhanden ist: Variationen bieten verschiedene Möglichkeiten. Sie erlauben eine individuelle Anpassung und damit eine Personalisierung, die dir sehr zur Hilfe kommen kann. Denn es gibt dir die Möglichkeit, deinen Tagesplan genau auf dich und deine Bedürfnisse anzupassen.

Kriterium:  

Nutzen

Wiederholungen

ERKLÄRUNG  

Ebenso wie bei einem Wecker ist es möglich einen Tagesplan online zu erstellen, der täglich an verschiedene Aufgaben erinnert. Das kann ausgesprochen hilfreich sein, wenn es darum geht, sich besser zu organisieren. 

Schließlich hast du mit Sicherheit zumindest unter der Woche wiederkehrende Aufgaben und gerade im Berufsleben immer wieder die gleichen Herausforderungen. Sei es das Beantworten der E-Mails, das wöchentliche Meeting oder der Termin beim Masseur - in jedem Fall sind die Erinnerungen sinnvoll, um den Zeitplan einzuhalten.

Tagesplan erstellen online + Das solltest du außerdem beachten

"Ich habe keine Zeit für so etwas" - das ist wohl einer der häufigsten Sätze gestresster Menschen. Keine Zeit für ein Treffen mit Freunden. Keine Zeit für die Weiterentwicklung. Keine Zeit für das interessante Buch, das schon so lange auf dem Nachttisch liegt.

Aber warum eigentlich nicht? 

Weil wir sehr oft falsche Prioritäten setzen.

Anstatt die eigenen Akkus in der Freizeit aufzuladen, erlegen wir uns ein viel zu großes Arbeitspensum auf.

Der entscheidende Punkt ist also, dass du Auszeiten einplanst. Einen Tagesplan zu erstellen ist online sehr einfach möglich. Aber ohne entsprechende Priorisierung sind die Vorteile begrenzt. 

Das Wichtigste ist in jedem Fall: 

Achte auf dich. Du und deine geliebten Wesen zählen. Ob du Kraft daraus ziehst, mit deinen Katzen kuscheln zu können, Modelle zu bauen oder mit den Hunden spazieren zu gehen - in jedem Fall brauchst du dafür Zeit. Genau diese Phasen lassen dich effizienter werden.

 Hab dabei kein schlechtes Gewissen. Wenn du deine Abende damit verbringen möchtest, Filme zu schauen, zu stricken oder zu lesen und dir das gut tut - nutze diese Möglichkeiten und plane sie fest ein. Auszeiten können aber auch bedeuten, dass du dir ab und an ein langes Wochenende gönnst oder eine Reinigungskraft anheuerst. Versuch dein Leben leichter anstatt schwerer zu machen.

Tagesplan erstellen app + Ab wann macht es Sinn, sich professionelle Hilfe zu holen?

Eigentlich macht es immer Sinn, sich professionelle Hilfe zu holen. Die wenigsten Menschen wissen, wann sie einen Plan erstellen sollten oder erstellen zwar einen Plan, übernehmen sich dabei aber vollkommen. 

Das ist spannend!

Erfolgreiche Menschen planen ihre Tage im Voraus, um strategisch und sinnvoll vorgehen zu können.

Hier gilt generell: Weniger ist mehr!

Dadurch bleibt mehr Zeit für die vorhandenen und priorisierten Aufgaben. Werden diese gründlich und gut erledigt, ist immer noch Motivation vorhanden. 

Oder aber:

Gerade durch die erledigten Aufgaben gibt es einen Aufschwung bei der Motivation. Ein guter Tipp hierbei ist es, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Ist diese Überwindung einmal geschafft, fällt alles andere deutlich einfacher. 

Das lässt alles danach etwas einfach werden und beschleunigt Prozesse. Auch hierbei kann es hilfreich sein, einen Tagesplan online zu erstellen. Manuell ist das natürlich ebenfalls möglich. Online Versionen bieten jedoch mehr Möglichkeiten, sodass eine genauere Anpassung vorgenommen werden kann. 

Tagesplan erstellen + Ich habe schon soviel ausprobiert, nix hat geklappt!

Das ist ganz normal. Es gibt so viele Zauberformeln, die vermeintlich zum perfekten Zeitplan führen sollen. Doch das stimmt einfach nicht. Du bist individuell, und das sollte der Plan auch sein, den du für dich erstellst. Du musst dafür jedoch akzeptieren, dass eventuell einige Versuche notwendig sind. 

Bewahr also die Geduld und gib nicht auf. Denn auch wenn vielleicht die eine App nicht für dich geeignet ist, kann ein anderer Plan eine gute Lösung sein.

Gib die Hoffnung auf keinen Fall auf. Denn je mehr du testest, umso mehr Chancen hast du, das Passende zu finden. 

Tagesplan erstellen Online + Gibt es etwas, was ich jetzt sofort tun kann?

Ja, streich alles, was nicht absolut notwendig ist. Setze dir feste Pausenzeiten. Das ist etwas, das du sofort umsetzen kannst. Falls du es benötigst, stell dir dafür einen Alarm. 

Es hilft auch, wenn du wirklich objektiv bist. Ist es notwendig, heute noch das Schreiben fertig zu machen? Oder reicht auch morgen? 

Kannst du dir vielleicht Abkürzungen schaffen, indem du Vorlagen bereitlegst? 

Indem du effizienter vorgehst, kannst du Zeit sparen. Häufig nehmen wir uns viel zu viel und vor allem unnütze Aufgaben vor. Muss es wirklich sein, dass Geschenke selbst gebastelt werden, der Hund das zwölfte Playdate und Gassitreffen hat oder ein mehrgängiges Menü in der "Freizeit" gekocht wird? 

Wenn du jetzt sofort etwas unternehmen möchtest, stell Dir die Fragen, ob und was wichtig und dringend ist. Ist etwas wichtig UND dringend - erledige es möglichst sofort. Ist etwas wichtig aber nicht dringend, trage es in deinen Tagesplan ein. Ist etwas dringend aber nicht wichtig, überlege, ob du es delegieren kannst.

Tagesplan erstellen + Das hat die Erfahrung und die Vergangenheit gezeigt! 

Auch nicht schlecht!

Wer auch nur zehn Minuten mit der Planung seines Tages verbringt, kann dadurch mehrere Stunden sparen

Weder wichtig noch dringend? Warum machst du es dann? 

Bestimmt denkst du dir jetzt "Weil ich es muss!" und das kann natürlich der Fall sein, wenn es sich um die Arbeit handelt oder einen Gefallen für einen netten Menschen. 

Dennoch kann sehr oft delegiert oder eine andere Lösung gefunden werden, die dich weniger Zeit kostet. Das mag zunächst aufwendig erscheinen, schafft aber langfristig Freiraum. 

Ob du eine App, eine pdf verwendest, oder deinen Tagesplan online erstellst. Wichtig ist es, dass du die beste Lösung für dich findest, die dir Zeit schenkt und nicht raubt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es nicht pauschal beantwortet werden kann, welche Methode am besten ist, denn jeder Mensch unterschiedlich ist. 

Eine kleine Zusammenfassung

Deine Zeit zu planen ist sinnvoll, denn es gibt dir die Möglichkeit andere Chancen zu ergreifen und beispielsweise mehr Freizeit zu haben. Dein Stresslevel wird gesenkt und du bist freier in deinem Umgang mit den Stunden und hoffentlich zufriedener in deinem Leben. Davon abgesehen kannst du Vorgesetzte beeindrucken und gehst sehr viel bewusster durch das Leben. Bereits das erhöht nicht nur den Grad deiner Effizienz, sondern auch deine gesundheitlichen Risiken. Nimm dir also noch heute Zeit, um deinen individuellen Tagesplan zu erstellen.

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Damian
Damian

Hey Du Zeit Gewinner! Schön, dass du hierhin gefunden hast. Mein Anliegen ist es dir ein paar Impulse zu geben, wie du mehr Zeit in deinen Leben gewinnst und durch die Neuausrichtung glücklicher wirst. Lass uns den wundervollen Weg gemeinsam gehen!

Was denkst du darüber? Schreib es uns in die Kommentare!

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