Für Dich zuletzt aktualisiert am: 03.05.2021

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Was ist eine ABC Analyse einfach erklärt?

Ein ausführlicher Ratgeber für Neugierige!  

was ist die ABC Analyse einfach erklärt

 Das Wichtigste zuerst: 

Die Definition der ABC-Analyse

In der Betriebswirtschaft und außerhalb 

Bei der ABC-Analyse handelt es sich um eine Methode, die besonders im betriebswirtschaftlichen Bereits für Planungen, Entscheidungen und Priorisierungen eingesetzt wird. 

Sie findet aber auch außerhalb der Betriebswirtschaft Verwendung, besonders bei der eigenen Weiterentwicklung des Selbstmanagements. 

Wer hat´s gemacht? 

Die ABC-Analyse wurde durch den General Electric Manager H. Ford Dickie in den 1950-er Jahren entwickelt. Dickie verfolgte dabei ein Prinzip, das bis heute gilt: 

Der Fokus liegt auf dem Wesentlichen. 

Die Klassen 

Beim Anwenden der ABC-Analyse wird eine Menge an Aufgaben (zum Beispiel) in drei verschiedene Klassen aufgeteilt: die Klassen A, B und C. Sie verfügen über absteigende Prioritäten. So handelt es sich bei einer A-Aufgabe zum Beispiel um eine sehr wichtige Aufgabe. Ich glaube, weitere Beispiele sind für dein Verständnis an dieser Stelle angebracht. 

Ein Beispiel

Du hast morgen verschiedene Dinge zu tun, die du jedoch nicht alle schaffen wirst. Damit du dennoch mit deiner Zeit so hinkommst, dass alles Wichtige erledigt wurde, machst du dir die ABC-Methode zu Nutz und priorisierst deine Aufgaben. 

Die Kategorie A

Jede Aufgabe, die eine sehr hohe Priorität genießt und deshalb nur von dir, und damit meine ich auch wirklich nur von dir, erledigt werden kann, fällt in die Kategorie A. Wichtige E-Mails oder Briefe könnten das zum Beispiel sein, die du noch aufsetzen und abschicken musst. 

Die Kategorie

In die Kategorie B ordnest du alle Aufgaben, die ebenfalls erfolgsbringend sind, die du aber ruhig noch ein bisschen warten lassen kannst. Vielleicht sind einige der E-Mails gar nicht so dringend, dass sie noch heute abgeschickt werden müssen? Dann reicht es, wenn du es dir aufschreibst und terminierst, damit du sie zu einer bestimmten Deadline versendet hast. 

Die Kategorie C 

In die dritte Kategorie, die C-Kategorie, kommen jene Aufgaben, die auch mit Hilfe einer weiteren Person erledigt werden könnten. Zum Beispiel das Fortbringen der Briefe (die E-Mails kannst du schließlich selbst abschicken). 

Die Vorteile wenn du delegierst

Wenn du eine weitere Person beauftragst, deine Briefe zur Post zu bringen, so sparst du dir Zeit, die du wiederum für A-Aufgaben einsetzen kannst. Trotzdem haben es die Briefe rechtzeitig zur Post geschafft und die Tagesaufgabe wurde erfüllt - nur eben nicht von dir, aber das spielt bei C-Aufgaben keine Rolle. 

Die Frage

Ganz wichtig sind für die Anwendung der ABC-Methode die folgenden drei Fragen: 

- Was sind A-Aufgaben? 

- Was sind B-Aufgaben? 

- Was sind C-Aufgaben?

Los Gehts

So, jetzt hast du ein grundlegendes Bild davon, worum es im Folgenden vertieft gehen wird. Ich werde dich nun nämlich noch weiter in die Materie einführen und dir konkret verraten, wie du die ABC-Priorisierung deiner Aufgaben für dich selbst anwenden kannst. Bist du startklar? Dann lass uns loslegen. Leeeeets GO! 

Du willst wissen was eine ABC Analyse ist?

Dann freue dich auf die folgenden Sätze!

Die Aufgaben 

Unser Arbeitsalltag ist geprägt von den unterschiedlichsten Tätigkeiten. Während die einen völlig unserem Jobprofil entsprechen, kann es vorkommen, dass wir auch Aufgaben erledigen müssen, die eher wenig mit unserer eigentlichen Arbeit zu tun haben. 

Priorisierung mit Hilfe von Methoden 

Dennoch müssen auch diese Aufgaben erledigt werden. Damit wir trotzdem effizient arbeiten könne, bedarf es der Priorisierung von Aufgaben. Dieser Vorgang fällt jedoch zahlreichen Menschen sehr schwer. Ein Glück, dass es hierfür mehr als eine Handvoll Methoden gibt, um das Priorisieren von Aufgaben zu erlernen. 

Die ABC - Analyse 

Eine davon ist die sogenannte ABC-Methode, die uns lernt, Aufgaben zu priorisieren. Das Ganze funktioniert anhand sogenannter A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben. Dazu muss man aber erst einmal verstehen, was es mit diesen Aufgaben auf sich hat. 

Die Elemente

Heute zeigen wir dir die grundlegenden Elemente der ABC-Analyse: nämlich, wie das Aufgaben Priorisieren mit Matrix funktioniert, was es dabei mit er Priorisierung nach Eisenhower auf sich hat und welche Methoden die Priorisierung vorantreiben. 

Neuland für dich? GUT! 

Mach dir keine Sorge, falls das alles noch Neuland für dich ist. 

Dieser Artikel ist dazu da, dich weiterzubilden und mit neuen Informationen zu versorgen. Es ist also mehr als gut, dass du womöglich noch keine Ahnung von diesem Thema hast. 

Die erste Berührung

Es scheint, als wäre es gestern gewesen, als ich zum ersten Mal auf die ABC-Methode gestoßen bin. Ich war gerade dabei, die Priorisierung nach Eisenhower zu lernen, als ich über die ABC-Methode stolperte. Was das eine mit dem anderen zu tun hat, erfährst du noch im Laufe des Artikels. 

Realtalk, das liebe ich!

Denn ich werde heute in diesem Ratgeber einen Realtalk mit dir führen und dir wirklich alles Wichtige an die Hand geben, um die ABC-Methode durchleuchten zu können. Sei gespannt auf den ausführlichsten Artikel zur ABC-Methode, den du im World Wide Web finden wirst. 

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Das sind die konkreten  Schritte:

Für die korrekte Umsetzung der ABC-Methode ist ein Verständnis der Schritte notwendig. So tappst du später nicht im Dunkeln, wenn wir am Ende angelangt sind. Unser Ziel ist es ja schließlich, dich optimal vorzubereiten und dir und deinem Zeit- und Selbstmanagement* qualitativen Mehrwert zu bieten.

ABC Methode! Die Liste:

Diese drei grundsätzlichen Bereiche machen zunächst grob eine gute Vorgehensweise und Vorbereitung aus. Wenn du dich um diese drei elementaren Bereiche kümmerst, bist du quasi optimal auf das Thema "was ist eine gute ABC Analyse einfach erklärt" bestens vorbereitet.


Sammle  deine Aufgaben


Damit du dich an die ABC Priorisierung werfen kannst, solltest du erst einmal deine Aufgaben identifizieren. Schreibe hierfür alle Aufgaben auf, die dir einfallen, egal ob sie dir als wichtig oder unwichtig erscheinen. Im ersten Schritt geht es wirklich erst einmal nur um das Sammeln. 


Priorisieren


Wusstest Du schon?

..., dass du tatsächlich nicht der einzige bist, dem scheinbar die Zeit wegrennt? Auch wenn andere einen top organisierten und durchgeplanten Eindruck erwecken, haben sie ebenfalls mit Zeitmangel zu kämpfen. Das sollte dir ein Trost sein.

Das ist der wohl schwierigste Teil der ABC-Methode, denn hier liegt es nun an dir, ob du deine Aufgaben richtig priorisierst und somit der richtigen Kategorie zuteilst. 

Setz dich dabei am besten gar nicht unter Druck. Du kannst nur besser werden von Mal zu Mal, auch wenn es anfangs nicht so gut klappen sollte. 

Bedeutung Priorität

Lass uns hierzu nochmal einen Blick darauf werfen, was das Wort "Priorität" bedeutet: 

eine Priorität bezeichnet eine vorrangige Sache, die Gründe hierfür sind zweitrangig. Fakt ist, dass etwas vorrangig behandelt werden sollte. 

wichtig oder dringlich 

Die Gründe wollen wir aber dennoch ansprechen, denn auch sie spielen bei der ABC-Methode eine Rolle. Dass eine Sache als Priorität betrachtet wird oder einer anderen Sache gegenüber priorisierst wird, hängt damit zusammen, dass sie entweder sehr wichtig ist oder aber eine Dringlichkeit bei ihrer Erledigung besteht. 

Achtung! jetzt muss du dir es merken

Wir merken uns also: Damit etwas Priorität hat, muss es entweder dringend oder wichtig sein. Oder beides, dann ist die Priorität dieser Sache offensichtlicher denn je. Beim Priorisieren deiner Aufgaben überlegst du dir deshalb, welche Aufgaben sind wichtig und welche sind dringend. Hierbei gehst du quasi wie bei der Priorisierung nach Eisenhower* vor. 

Was ist wichtig und dringend?

Falls dir der Unterschied zwischen dringen und wichtig noch nicht ganz klar sein sollte, werden wir uns nun auch noch kurz mit der Frage "Was ist wichtig und dringend?" befassen. 

Wichtig

Wichtig ist etwas, wenn es von dir selbst erledigt werden sollte und wenn es deiner eigenen, persönlichen Zielerreichung dient. Die Wichtigkeit einer Sache erkennst du auch daran, dass du das damit verbundene Ziel nie erreichen wirst, solange du diese Sache vernachlässigst. 

Dringend

Dringend ist etwas, wenn es sofort erledigt werden sollte. Beispielsweise wenn deine Blase drückt und du unbedingt auf die Toilette solltest, dann ist es dringend und nicht mehr aufschiebbar. Was eigentlich nur zur Auflockerung dienen sollte, ist tatsächlich ein recht greifbares Beispiel.

Die Eselsbrücke! 

 Du kannst dir aber auch merken, dass eine Dringlichkeit meist von äußeren Umständen bestimmt wird, beispielsweise durch Fristen, Öffnungszeiten, etc. Falls dir das Priorisieren einfach nicht gelingen sollte, schau dir ruhig verschiedene Methoden zur Priorisierung mit Beispielen* an. Das hilft enorm weiter.

was ist die ABC Analyse einfach erklärt

 In die Kategorien einordnen


Wusstest Du schon?

..., dass du auch nie wirklich genug Zeit haben wirst, ALLES zu erledigen? So leid mir das tut, dir dies mitteilen zu müssen, doch wie das Leben nun mal so spielt, macht sich bereits die nächste lästige Aufgabe auf den Weg zu dir, wenn du gerade dabei bist, deine To-Do-List erfolgreich zum Ende zu bringen. 

A-,B-,C- Kategorien

Sobald du deine Prioritäten festgelegt hast und deine Aufgaben priorisieren konntest, brauchst du nur noch die Einordnung in deine A-, B-, C-Kategorien. 

Aufgaben priorisieren 

Am besten gelingt dir das, wenn du dir die Priorisierung der Aufgaben visuell in einer Matrix darstellst. Das Aufgaben Priorisieren mit Matrix ist sehr hilfreich, um die Aufgaben in die richtige Kategorie einzuordnen. Denn auch deine Matrix teilt sich in vier Bereiche ein, die sich eigentlich mit den ABC-Kategorien gleichsetzen lassen. 

die Erkenntnis 

Alles, was bei dir unter "wichtig und dringend" fällt, ist die Antwort auf die Frage "Was ist eine A-Aufgabe?". Das, was bei dir unter "nicht dringend, aber wichtig" fällt, ist die Antwort auf die Frage "Was ist eine B-Aufgabe?" und sämtliche Dinge, die zwar "dringend, aber nicht wichtig" sind, sind die Antwort auf die Frage "Was ist eine C-Aufgabe?". 

jetzt weißt du Bescheid 

Somit weißt du auf den ersten Blick, was du sofort und vor allem selbst erledigen solltest (die A-Aufgaben), was du selbst aber dafür nicht sofort, sondern zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen hast (die B-Aufgaben) und was du delegieren kannst (die C-Aufgaben). 

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Abschließendes Fazit

Das Werkzeug für die ABC-Methode besitzt du nun. Du könntest quasi direkt los starten oder losziehen und der Welt deine neue Erkenntnis mitteilen.  Du hast nun alles, was du an Wissen benötigst, um die ABC-Methode anzuwenden. Du bist nun bestens vorbereitet, weiter an deinem Zeitmanagement zu feilen. 

Auf unseren Blog kannst du noch viel mehr über das Thema Was ist die Salamitaktik* erfahren. Viel Spaß schon mal bei weiterlesen! 

Doch bevor du das tust, möchte ich dir noch einige Sekunden aufhalten und dich darum bitten, uns deine Gedanken zum heutigen Thema mittels eines Kommentars mitzuteilen. So gibst du uns die Chance, uns stetig weiter zu verbessern. Dein Feedback ist uns wichtig, wir freuen uns darauf!

Haben wir geholfen

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Quellenangabe:

https://de.wikipedia.org/wiki/Priorit%C3%A4t

https://de.wikipedia.org/wiki/Zeitmanagement

https://de.wikipedia.org/wiki/ABC-Analyse#:~:text=Die%20ABC%2DAnalyse%20(Programmstrukturanalyse),nach%20absteigender%20Bedeutung%20geordnet%20sind


Damian
Damian

Hey Du Zeit Gewinner! Schön, dass du hierhin gefunden hast. Mein Anliegen ist es dir ein paar Impulse zu geben, wie du mehr Zeit in deinen Leben gewinnst und durch die Neuausrichtung glücklicher wirst. Lass uns den wundervollen Weg gemeinsam gehen!

Was denkst du darüber? Schreib es uns in die Kommentare!

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